前編では、相続人の一人が遠方にいるだけで、相続手続きは「その場で確認して進める手続き」から、「郵送や連絡の往復で進める手続き」に変わりやすく、小さな認識のズレや返送待ちが全体の停滞につながることを整理しました。
では、実際にはどのような場面で止まりやすいのでしょうか。
中編では、現場で多い典型例を整理します。
■遺産分割協議書の送付と返送で時間がかかる
遠方相続人がいる場合、最も典型的なのは、遺産分割協議書の送付と返送に時間がかかることです。
近くにいれば、その場で内容を確認し、必要に応じて修正しながら進めることができます。
しかし遠方では、まず書類を送り、到着を待ち、内容を読んでもらい、署名押印して返送してもらう流れになります。
この過程で、
「内容をもう少し確認したい」
「印鑑証明書も同封するのか」
「返送方法はこれでよいのか」
といった確認が入ると、郵送の一往復がそのまま日数の差になります。
■印鑑証明書の取得依頼が重くなりやすい
遠方相続人には、協議書への署名押印だけでなく、印鑑証明書の取得もお願いすることが多くなります。
ところが、郵送だけでは
「なぜ必要なのか」
「いつまでに欲しいのか」
「どの書類と一緒に返せばよいのか」
が十分に伝わらず、動きが遅くなることがあります。
相続では、印鑑証明書一通でも、取得、同封、返送まで含めると意外に時間がかかります。
遠方相続人がいる場合は、この一連の流れが特に重くなりやすいのです。
■説明不足がそのまま不信感につながることがある
遠方相続人とのやり取りでは、対面での空気感や細かな補足が伝わりにくいため、説明不足がそのまま不信感につながることがあります。
たとえば、
「なぜこの分け方なのか」
「なぜこの書類が必要なのか」
が十分に伝わっていないと、内容そのものに反対していなくても、
「よく分からないまま押したくない」
という反応になりやすくなります。
相続で止まるのは、争いがあるからだけではなく、納得の入口が作れていないからということも少なくありません。
■複数回のやり取りを前提にしないと段取りが崩れる
遠方相続人がいる場合、最初の一回で全てが終わると考えると、段取りが崩れやすくなります。
実務では、送付、補足説明、再確認、返送待ちと、複数回のやり取りが起こることを前提にしておいた方が安全です。
一回で済むはずと思っていると、少しの確認追加でも全体の予定が大きくずれやすくなります。
■中編まとめ
・遠方相続人とは協議書の送付と返送で日数がかかりやすい
・印鑑証明書の取得依頼も郵送では重くなりやすい
・説明不足が不信感や押印のためらいにつながることがある
・最初から複数回のやり取りを前提に段取りすることが重要である
遠方相続人がいる相続手続きでは、特別に難しい争いがなくても、郵送と説明の往復だけで進み方が大きく変わります。
次回の後編では、こうした停滞を防ぐために、実務でどのような順序と工夫で進めるべきかを整理していきます。
■小樽つちや行政書士事務所でサポートできること
・戸籍収集など相続手続きの初動支援
・相続人調査、相続関係説明図の作成
・遠方相続人を含む書類送付、回収段取りの整理支援
・遺産分割協議書作成支援
・必要に応じた司法書士、税理士等との連携
